Estructura CDE en la práctica: carpetas, permisos y estados de publicación (con ejemplo)

Autor: Miguel Picado, director del área BIM de The Factory School

Ordena tu CDE por estados: WIP para trabajo interno, Shared para coordinar, Published para lo aprobado y Archived para el histórico. Añade permisos por rol para que lo oficial no se edite y lo interno no se mezcle. Publicar debe significar revisión y aprobación, así se evitan errores de versión y se gana trazabilidad.

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Un CDE no fracasa porque falte una herramienta potente. Suele fallar por algo mucho más básico: nadie sabe con certeza qué es borrador, qué es “para coordinar” y qué es oficial. En cuanto aparecen dudas, la gente empieza a protegerse con atajos: duplicar archivos, enviar enlaces por chat, crear carpetas alternativas, renombrar “a su manera”. Y, sin darse cuenta, el equipo deja de trabajar con una única versión fiable. Un perfil esencial para crear un buen flujo de trabajo es el de BIM Manager y formarse en el máster bim manager te abre puertas a ello.

En este artículo ¿qué es un entorno de datos común (CDE)? se define el concepto y la ventaja estratégica. Aquí se baja a la operativa: cómo se concreta la estructura CDE, cómo se asignan permisos CDE y cómo se aplican estados ISO 19650 para que el CDE deje de ser un “almacén” y pase a ser un sistema de control de información. En la práctica, la ISO 19650 se usa precisamente para eso: acordar reglas de gestión de información que todo el equipo entiende y puede seguir.

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La idea que lo simplifica todo: un CDE no se ordena por disciplinas, se ordena por madurez

La mayoría de problemas de CDE vienen de intentar clasificarlo todo solo por disciplina o por tipo de archivo. Eso ayuda a encontrar cosas, sí, pero no resuelve lo importante: saber si lo que se está mirando es utilizable y con qué nivel de confianza.

Por eso el enfoque más estable es ordenar primero por estado, y después por disciplina y tipo de información. Este esquema aparece una y otra vez en implantaciones reales, y es coherente con cómo se entiende el flujo de trabajo en ISO 19650: no se trata de guardar, se trata de mover la información a medida que cambia su propósito y su responsabilidad.

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Estados ISO 19650: lo que significan de verdad cuando hay prisa

En equipos que van rápidos, “estado” no puede ser una etiqueta bonita. Tiene que ser una promesa.

• WIP es el espacio de trabajo. Ahí se produce, se prueba, se rompe y se repara. Es normal que haya versiones imperfectas porque aún no están hechas para ser consumidas por otros.
• Shared es el punto de encuentro. Aquí solo debería entrar lo que se comparte con intención clara: coordinar, revisar, contrastar. Es la zona donde el proyecto se alinea, no donde se almacena “por si acaso”.
• Published es donde se termina la discusión. Lo que entra aquí está validado para un uso acordado: entrega, referencia contractual, aprobación de hito o emisión formal.
• Archived es el “no se toca”. Histórico consultable, pero protegido, porque su valor es ser exactamente lo que fue.

Este lenguaje común no es un capricho, es una forma de evitar malentendidos. De hecho, en explicaciones prácticas sobre ISO 19650 se insiste en simplificar la gestión incluso con herramientas sencillas y, aun así, respetar estructura, nomenclatura y control de acceso.

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Estructura CDE: el árbol mínimo que escala sin convertirse en laberinto

Cuando la primera capa es el estado, el resto se vuelve natural. Un árbol compacto, pero que aguanta proyectos reales, suele seguir este patrón: dentro de cada estado, disciplina; y dentro de disciplina, tipos de información.

Además de estas zonas por estado, suele existir una carpeta “00_ADMIN”, que no es un estado ISO 19650, sino el espacio donde viven las reglas del CDE, plantillas, BEP/EIR, registros y nomenclatura. Aquí va un ejemplo corto, porque lo importante es el criterio, no el número de subcarpetas:

• 📁 00_ADMIN
  • 📁 00_PLANTILLAS_Y_FORMATOS
  • 📁 01_BEP_EIR_Y_PROCEDIMIENTOS
  • 📁 02_LISTAS_Y_REGISTROS (issues, transmittals, approvals)
  • 📁 03_NOMENCLATURA_Y_CODIGOS
    
• 📁 01_WIP
  • 📁 ARC
    • 📁 MODELOS_AUTORIA
    • 📁 EXPORTS_IFC_DWG
    • 📁 DOCUMENTACION_INTERNA
  • 📁 STR
  • 📁  MEP
    
• 📁 02_SHARED
  • 📁  ARC
    • 📁 PARA_COORDINACION
    • 📁 PARA_REVISION
  • 📁  STR
  • 📁 MEP
  • 📁 COORDINACION_FEDERADO (si aplica)
    
• 📁 03_PUBLISHED
  • 📁 ENTREGAS
    • 📁 HITO_01
    • 📁 HITO_02
  • 📁 MODELOS_APROBADOS
  • 📁 PLANOS_APROBADOS
  • 📁 INFORMES_Y_ACTAS
    
• 📁 04_ARCHIVED
  • 📁 2026_02_Entregas_Anteriores
  • 📁 2026_03_Cierres_Hitos

Con este esquema pasan dos cosas buenas. La primera: cualquiera entiende dónde está algo aunque llegue nuevo al proyecto. La segunda: el movimiento entre zonas deja de ser “ordenar carpetas” y pasa a ser “cambiar el uso permitido de la información”.

Si quieres reforzar trazabilidad sin añadir burocracia, el punto que más rendimiento da es la nomenclatura. Aquí tienes el Manual de Nomenclatura BIM de buildingSMART Spain, que aterriza cómo identificar contenedores de información y cómo incorporar estado y revisión de forma consistente.

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Permisos CDE: si no se blindan los estados, el sistema no vale

Un CDE con estados pero sin permisos es como un semáforo sin electricidad: todo el mundo “intuye”, pero nadie puede confiar. La regla que mejor funciona es progresiva: cuanto más oficial es la zona, más estricta debe ser la capacidad de editar. 

Lo habitual es que WIP sea editable por el equipo autor, Shared permita lectura amplia y aportación para revisión, Published quede restringido a publicación por roles autorizados y Archived sea administrado. En guías y explicaciones prácticas de ISO 19650 se remarca justo esa necesidad: estructura de carpetas más control de acceso para que la gestión de la información sea sostenible.

Lo importante aquí no es “quién manda”, sino “quién responde”. Cuando se sabe quién puede publicar, se sabe también quién asume la responsabilidad de lo publicado.

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Publicar no es mover un archivo: es cerrar una decisión

El salto de WIP a Shared debería significar que el equipo autor ha hecho un control mínimo y está dispuesto a que otros lo usen para coordinar. El salto de Shared a Published debería significar que alguien ha revisado y aprobado para un uso concreto. Ese “alguien” y ese “uso” son los dos elementos que convierten un CDE en un sistema trazable.

Para que esto no se quede en teoría, conviene que el BEP lo deje escrito con claridad. Por eso, la importancia del BEP en BIM. Y si se quiere enmarcarlo en preparación global de proyecto, tiene sentido conectar también con checklist BIM, porque insiste en que BIM no se sostiene solo con software, sino con procesos y roles alineados con ISO 19650.

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Un ejemplo de ciclo completo, sin burocracia

Imagina una entrega de coordinación semanal. Durante la semana cada disciplina trabaja en WIP. El viernes por la mañana, se comparte en Shared lo que realmente va a coordinarse. Se revisa, se anotan incidencias, se corrige. Cuando se decide que esa versión es la que se usará como referencia del hito, se publica en Published y se deja el histórico protegido en Archived.

Ese ciclo es sencillo, pero tiene un efecto enorme: reduce retrabajo, evita discusiones sobre versiones y deja rastro de decisiones.

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Conclusión CDE en la práctica

Al final, un CDE que funciona se nota en cosas pequeñas, casi invisibles. En que nadie pierde tiempo preguntando cuál es el archivo bueno. En que una coordinación no se convierte en una discusión sobre versiones. En que la información viaja con intención: primero se construye en WIP, después se contrasta en Shared, más tarde se formaliza en Published y, cuando toca cerrar, se conserva en Archived sin que nadie lo toque “por accidente”. Esa secuencia convierte el CDE en un hábito compartido, no en una carpeta más.

Cuando además se blinda con permisos y se apoya en una nomenclatura coherente, el proyecto deja de depender de la memoria del equipo o de la buena voluntad para seguir el orden. El sistema aguanta la presión, incluso cuando hay prisa, porque el CDE no obliga a ir más lento: obliga a ir con claridad. Y esa claridad, en BIM, es la diferencia entre avanzar con confianza o pasar semanas corrigiendo errores que no deberían haber ocurrido.

Si el siguiente paso es profesionalizar la implantación y gobernanza del CDE dentro de tu proyecto, formarte en el Máster BIM Manager o Máster BIM es la mejor opción.

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